Часто задаваемые вопросы

Как попасть в читальный зал?

- Посещение читального зала возможно только по предварительной записи, которая осуществляется во второй понедельник текущего месяца для посещения читального зала в следующем месяце. Запись осуществляется через электронную форму бронирования места (https://gaso-ural.ru/zal/zapisi-na-poseschenie/), а также по телефонам: 376-31-06, 376-31-08 с 10:00 до 13:00.

 

Где взять требование, чтобы заполнить заказ на выдачу дел?

- На сайте архива в разделе читальный зал, в подразделе - заказ на выдачу архивных документов (https://gaso-ural.ru/zal/zakaz-na-vydachu-dokumentov/) есть форма заказа и образец по ее заполнению. Форма двойная, заполнить нужно левую часть формы. После заполнения форму заказа необходимо направить на электронную почту читального зала: zakaz@gaso-ural.ru.

 

Могу я оформить заказ на выдачу дел при личном посещении?

- Да, можете, при наличии свободного места в читальном зале. Вы можете прийти в часы рабочего времени читального зала, поработать с научно-справочным аппаратом архива (кратким справочником к фондам ГАСО, описями) и заполнить требование.

 

В количество 1500 листов входят листы дел с электронного фонда пользования, выдаваемого на дисках?

- Да, листы архивных документов, на которые созданы копии электронного фонда пользования (дела на дисках), входят в общее количество листов по всем заказанным делам в требовании.

 

Электронный фонд пользования является электронным документом?

- Нет, не является. Электронный документ формируется в соответствии с номенклатурой дел (в организации), а электронный фонд пользования (ЭФП) – копии архивных документов, тоже архивное дело, только в виде сканов на диске.

 

Почему нельзя сделать копии дисков, особенно самых востребованных, чтобы пользователи не ждали один диск месяцами?

- Потому что каждый диск с ЭФП – учетная единица, так же как бумажное архивное дело – и могут быть только в единственном экземпляре.

 

Как определить количество листов дел, расположенных на дисках?

- Также, как для бумажных дел – по описям (графа № 5).

 

Если дело большое и расположено частями на нескольких дисках, можно ли заказывать его не целиком, а частями?

- Нет, заказывать диски частями нельзя. Вы заказываете конкретное дело, носитель в данном случае вторичен. Так, если бы Вы заказывали дело на бумажном носителе, то получили бы его целиком, независимо от того, сколько листов в этом деле Вам необходимо изучить.  

 

Если на диске, кроме заказываемого дела находятся другие «ненужные мне дела», будет ли учитываться в 1500 листов количество листов этих дел?

- "Ненужные Вам дела" считаться не будут. Суммарное количество листов в делах считается по Вашему требованию. 

 

Если в описи не указано количество листов в деле, что делать?

- Оставлять графу пустой, количество листов уточнит и внесет сотрудник при работе с Вашим заказом.

 

Заполняю заказ, смотрю опись и не вижу количества листов, где смотреть листы?

- Вероятно, Вы смотрите не саму опись, а указатель к описи (географический,  например), который всегда расположен перед самой описью и необходимо его пролистать до начала описи, в которой будет 6 граф, в графе № 5 указано количество листов в деле.

 

Возможен ли заказ платных дел?

- Да, согласно п. 4.2. Прейскуранта на работы и услуги, выполняемые ГКУСО «ГАСО», https://gaso-ural.ru/upload/files/a/pricecourant.pdf

 

Электронный фонд пользования на дисках подлежит платным заказам и тоже будет считаться по количеству листов?

- Платным заказам подлежат любые дела, сверх установленного объема, независимо от их носителя.

 

В каком порядке в заказе указывать дела: сначала бумажные, потом ЭФП  или исходя из номеров фонд-опись-дело?

- Для сокращения времени обработки Вашего требования, архиву удобнее, если Вы будете заполнять заявку согласно возрастанию номеров фондов и дел. Однако если Вы разобьете заявку на две части: отдельно бумажные документы, отдельно дела, имеющие фонд пользования, это не будет лишним.

 

Могу ли узнать информацию о моем родственнике?

- В читальном зале Вы можете работать с документами, архивные шифры которых Вы точно знаете. Если Вам известно, что в архиве хранятся документы, в которых может содержаться информация о Вашем родственнике, необходимо поработать с научно-справочным аппаратом архива (краткий справочник по фондам, описи) дистанционно (на сайте в разделе НСА) и выявить архивные шифры (фонд-опись-дело) интересующих Вас дел, чтобы можно было оформить заказ и поработать с документами в читальном зале.

 

Могу ли я прийти в читальный зал с ребенком, чтобы показать ему архивные документы, историю его рода?

- Да, можете. В данном случае предварительная запись должна быть у Вас и у Вашего ребенка. Вы будете являться лицом, сопровождающим несовершеннолетнего. Заказ на выдачу дел может быть оформлен только на сопровождаемое лицо, т.е. на ребенка, работать с документами может только сопровождаемое лицо, т.е. Ваш ребенок. Ответственность за работу с документами за Вашего ребенка несете Вы, как сопровождающее лицо.

 

Я не умею включать компьютер и смотреть диски для с электронным фондом пользования, кто-то мне поможет в читальном зале?

- Да, конечно, сотрудники читального зала обязательно помогут Вам при возникновении трудностей при просмотре дисков ЭФП.

 

Могу ли я во время посещения читального зала выйти из здания архива на обед и вернуться, чтобы продолжить работу с документами?

- Да, можете, необходимо все архивные документы оставить в закрытом виде перед выходом.