Памятка читателю

УЧРЕЖДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПАМЯТКА

«Порядок работы пользователей в читальном зале Государственного архива Свердловской области».

 

Уважаемые господа!

 

Вам нужна информация о том, что было очень давно или всего несколько минут назад, Вы хотите узнать свою родословную или навести справку, словом, дорога привела Вас к нам в читальный зал Государственного архива Свердловской области, где все Вы стали пользователями. Для тех, кто работает с историческими документами в читальном зале нашего архива, существует определенный порядок. Его необходимо знать, а все правила неукоснительно соблюдать, это поможет Вам оперативнее получить необходимую информацию, рациональнее использовать свое время и не занимать чужое, а главное – обеспечить сохранность архивных документов. Они нужны не только Вам, но еще многим другим людям и не только сегодня, а и все последующие годы. Каждый лист архивного дела, который Вы сейчас держите в руках – это документальная память народа, это наша история. Помните об этом, пожалуйста.

 

I

 

Для того, чтобы приступить к работе с архивными документами, необходимо прежде всего иметь при себе письмо от командирующей Вас организации, или личное заявление на имя директора ГАСО, паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

 

С письмом или заявлениям Вы должны обратиться непосредственно к директору ГАСО, а в случае его отсутствия – к одному из заместителей. Только он имеет право разрешить Вам доступ к документам архива, о чем проставит на письме или заявлении соответствующую резолюцию. С письмом или заявлением, завизированным директором (заместителем), а также с паспортом Вы должны обратиться в сектор документационного обеспечения, где Вам выпишут пропуск на выход в здание. Пропуск Вы будете предъявлять при входе, а с письмом (заявлением) подниметесь в читальный зал.

 

II

 

В читальном зале письмо (заявление) передается научному сотруднику отдела публикации и использования документов (зав. читальным залом). Теперь Вы уже стали пользователем.

Прежде чем начать работу с документами, ознакомьтесь с правилами работы пользователей в читальном зале нашего архива и отметьте это своей росписью в специальной анкете, которую Вам предложит зав. читальным залом, или прямо на своем письме (заявлении).

 

Важно: начиная со своего первого посещения читального зала, всякий раз обязательно расписываться в книге посещений. Зав. читальным залом окажет Вам помощь в поиске необходимой информации и предоставит нужный научно-справочный аппарат (описи, указатели, перечни и др.)

 

Важно: описи выдаются пользователю в тот же день, когда они затребованы, но не более 5 описей на заказ. После того, как пользователь выбрал нужные ему дела по описи, он должен заполнить специальный бланк «требование», по которому и будут выданы документы.

 

Важно: заказанные дела выдаются в тот же день только иногородним пользователям. Одному пользователю выдается не более 10 дел советского периода (после 1917 г.) и не более 4 дел досоветского периода (до 1917 г.). Следующий заказ Вы можете получить только после сдачи предыдущего.

 

Важно: дела выдаются в специальном помещении только сотрудником читального зала. Те, кто приехал наш архив в командировку на ограниченное время могут получить до 15 дел советского периода и до 10 дел досоветского периода в тот же день. Вопрос об увеличении количества заказанных дел Вы можете решить в рабочем порядке только непосредственно через зав. читальным залом.

 

Важно: дела, отнесенные к категории особо - ценных (ОЦД) выдаются только с разрешения директора и в ограниченном количестве.

Пользователи, представляющие организацию-фондообразователь могут получить до 15 дел в тот же день.

Уважаемые пользователи, если Вы заказали дела, но не смогли прийти и получить их, документы будут ждать Вас в течении 5 рабочих дней, после чего вернуться в хранилище.

В нашем архиве установлено также: пользователь может работать с одним заказом дел в читальном зале не более 1 месяца. Все это время дела будут находиться в шкафах читального зала.

 

Важно: по истечении 1 месяца дела без предупреждения возвращаются обратно в хранилище.

Если Вам необходимо работать с делами более 1 месяца, предупредите об этом зав. читальным залом. Срок пользования делами может быть для Вас увеличен, но не более, чем на 2 недели, с тем, однако, что при первой же необходимости в этих документах, возникшей у сотрудников архива или другого пользователя, дела будут взяты из читального зала без предупреждения.

Дела, относящиеся к категории особо ценных (ОЦД) в таком случае, если пользователь не работает с ними изымаются и возвращаются в хранилище через 2 недели.

 

III

 

Пожалуйста, помните: Вы и только Вы несете ответственность за сохранность взятых Вами архивных документов, поэтому едва ли Вам будет приятно, если кто-либо из посетителей читального зала, другие пользователи будут в ваше отсутствие листать ваши дела, перекладывать их на другое место, не поступайте так и Вы сами. Кроме того: при получении дел проверьте их количество, сохранность, если обнаружите недостачу листов, сорванные печати, марки и т.п., а также ошибки неточности в описях, перечнях и др., обязательно сообщите об этом зав. читальным залом. При получении дел Вы обязаны расписаться в требовании.

 

В целях обеспечения сохранности исторических документов для использования в читальном зал не могут быть выданы дела, находящиеся в реставрации, документы в плохом физическом состоянии.

 

Уважаемые пользователи, соблюдайте правила работы с документами:

 

• не делайте пометок и подчеркиваний в делах, описях, перечнях и т.п.;
• не пишите свою рукопись, положив лист поверх документа;
• не копируйте карты и платы сразу на кальку, предварительно положите оргстекло;
• не перелистывайте документы в делах, смочив пальцы слюной или водой, Вам поможет кусочек обыкновенного ластика;
• не проносите в читальный зал большие сумки, портфели, кейсы их нужно оставлять в камере хранения;
• не пополняйте свои коллекции раритетов (марок, печатей, автографов и т.п.) за счет госархива, это, преследуется по закону, архив имеет право привлечь Вас к уголовной ответственности;
• не обсуждайте информацию, почерпнутую в документах, со своими соседями по столу или коллегами прямо в читальном зале, соблюдайте тишину;
• не разворачивайте бутерброды прямо на исторических документах, не пейте в читальном зале соки и кофе; в здании архива нет столовой, поэтому о своем завтраке Вам придется позаботиться вне стен УГАСО.

 

При работе с документами в читальном зале нашего архива необходимо заполнять листы использования, имеющиеся в делах.

 

IV

 

Пользователь может на основании выявленных им при работе в читальном зале документов получить необходимую справку. Оформить ее помогут в отделе справочной работы.

Может быть изготовлены копия необходимых исследователю документов (микро-, фото-, ксеро-). Разрешение на копирование дает директор архива либо один из заместителей.

 

V

 

При использовании в научных публикациях, статьях, монографиях и т.п. архивных документов ссылка наместо их хранения с указанием архива, номера фонда, описи, дела, листов – обязательна.

Пользователь, подготовивший издание с использованием архивных документов, обязан предоставить в архив его экземпляр или библиографическую справку.

 

VI

 

Уважаемые пользователи, все вопросы, связанные с получением и использованием документов архива, решаются только с зав. читальным залом. Другие сотрудники, особенно технические, Вам не помогут, ведь у них строго определенные свои служебные обязанности, они не имеют права предоставить Вам лишние дела, принести их раньше установленного срока, выдать документы, нуждающиеся в реставрации и т.п.

Доступ посторонним в служебные кабинеты архива воспрещен.

 

VII

 

Памятка «Порядок работы исследователей в читальном зале Государственного архива Свердловской области» разработана на основе Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (1998 г.), «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивный документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.)

 

VIII

 

Уважаемые пользователи, если Вы нарушили вышеизложенные предписания, то Вы будете лишены права посещения читального зала на 1 год.